Toàn quốc Gửi hàng cho shop online: Kinh nghiệm tối ưu chi phí

Với shop online, vận chuyển là một trong những khoản chi phí ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận trên từng đơn hàng. Đặc biệt khi số lượng đơn tăng, phí lấy hàng, đóng gói, giao nhận, hoàn hàng và các khoản phụ phí có thể cộng dồn thành một khoản đáng kể mỗi tháng.

Vì vậy, gửi hàng cho shop online không chỉ là tìm một đơn vị có cước thấp mà cần xây dựng cách vận hành phù hợp với sản lượng thực tế. Từ việc đóng gói đúng kích thước, gom đơn, lựa chọn hình thức vận chuyển đến kiểm soát tỷ lệ hoàn, mỗi khâu đều có thể tác động đến tổng chi phí.

Vì sao shop online cần tối ưu chi phí vận chuyển?
Khác với doanh nghiệp lớn, shop online thường có nhiều đơn nhỏ, giá trị đơn hàng không quá cao và tần suất gửi liên tục. Nếu chi phí vận chuyển chiếm tỷ lệ lớn trong giá trị đơn, lợi nhuận của shop sẽ bị thu hẹp.

Một số khoản thường phát sinh gồm:

• Cước vận chuyển.
  
  
• Phí lấy hàng.
  
  
• Phí giao tận nơi.
  
  
• Phí đóng gói.
  
  
• Phí thu hộ nếu có.
  
  
• Phí hoàn hàng.
  
  
• Phụ phí hàng cồng kềnh.
  
  
• Phí bốc xếp hoặc trung chuyển tùy tuyến.
  

Do đó, muốn gửi hàng tiết kiệm cho shop online, cần nhìn vào tổng chi phí thay vì chỉ so sánh một mức cước đơn lẻ.

Phân loại hàng trước khi chọn phương án vận chuyển
Không phải sản phẩm nào cũng nên sử dụng cùng một hình thức vận chuyển.

Shop nên phân loại hàng theo:

• Trọng lượng.
  
  
• Kích thước.
  
  
• Giá trị.
  
  
• Độ dễ vỡ.
  
  
• Tần suất gửi.
  
  
• Tuyến giao hàng.
  

Hàng nhỏ, nhẹ và số lượng ít có thể sử dụng hình thức giao hàng phù hợp với đơn lẻ. Trong khi đó, hàng nặng, hàng cồng kềnh hoặc nhiều đơn cùng tuyến nên được xem xét theo phương án vận chuyển hàng hóa chuyên tuyến.

Việc phân loại giúp shop tránh sử dụng một phương án có chi phí cao cho những đơn hàng không cần thiết.

Đóng gói vừa đủ, hạn chế tăng thể tích
Đây là một trong những cách đơn giản để tối ưu chi phí gửi hàng cho shop online.

Thùng carton quá lớn làm tăng thể tích kiện hàng và có thể khiến cước vận chuyển cao hơn. Ngược lại, đóng gói quá sơ sài có thể làm tăng nguy cơ hàng hư hỏng.

Shop nên:

• Chọn hộp vừa với sản phẩm.
  
  
• Hạn chế khoảng trống.
  
  
• Dùng vật liệu chèn ở mức cần thiết.
  
  
• Gom sản phẩm phù hợp vào một kiện.
  
  
• Dán băng keo chắc chắn.
  
  
• Gia cố các góc dễ chịu tác động.
  

Với hàng dễ vỡ, không nên cắt giảm vật liệu bảo vệ chỉ để giảm vài phần chi phí vận chuyển. Tỷ lệ hàng hư hỏng cao có thể khiến shop phải chịu chi phí đổi trả lớn hơn.

Gom đơn hàng theo tuyến
Nếu shop thường xuyên gửi nhiều hàng đến cùng một khu vực, có thể cân nhắc gom đơn trước khi bàn giao cho đơn vị vận chuyển.

Ví dụ, thay vì gửi nhiều chuyến nhỏ trong ngày, shop có thể tập hợp các đơn phù hợp để vận chuyển cùng đợt.

Cách này giúp:

• Giảm số lần lấy hàng.
  
  
• Tiết kiệm thời gian chuẩn bị.
  
  
• Dễ kiểm đếm.
  
  
• Quản lý kho thuận tiện.
  
  
• Có thể tối ưu cước theo sản lượng.
  

Tuy nhiên, cần cân đối với yêu cầu giao hàng của khách. Không nên gom hàng quá lâu khiến thời gian giao bị kéo dài.

So sánh tổng chi phí giữa các đơn vị vận chuyển
Khi gửi hàng cho shop online, không nên chỉ hỏi “bao nhiêu đồng/kg”.

Cần xác nhận đầy đủ:

• Cước chính.
  
  
• Phí lấy hàng.
  
  
• Phí giao hàng.
  
  
• Phí bốc xếp.
  
  
• Phí đóng gói.
  
  
• Phụ phí hàng cồng kềnh.
  
  
• Phí hoàn nếu có.
  
  
• Các khoản phụ thu theo khu vực.
  

Sau đó mới tính tổng chi phí trung bình trên mỗi đơn.

Một đơn vị có cước cơ bản thấp chưa chắc có tổng chi phí thấp nếu phát sinh nhiều khoản bổ sung.

Lựa chọn hình thức nhận – giao phù hợp
Shop có thể cân nhắc giữa nhận hàng tại kho, lấy hàng tận nơi, giao tại điểm tập kết hoặc giao trực tiếp đến địa chỉ khách.

Nếu shop có kho gần điểm tập kết, tự đưa hàng đến có thể giúp giảm một phần phí lấy hàng. Tuy nhiên, nếu số lượng đơn lớn, chi phí nhân công và thời gian di chuyển cũng cần được tính vào bài toán.

Vì vậy, phương án tiết kiệm cần được đánh giá trên tổng chi phí vận hành, không chỉ riêng tiền cước.

Tối ưu lịch gửi hàng
Shop có lượng đơn ổn định nên xây dựng lịch xuất hàng cố định theo ngày hoặc theo từng tuyến.

Chẳng hạn, shop có thể gom hàng theo từng đợt thay vì mỗi khi có đơn lại gọi một chuyến riêng.

Lịch gửi ổn định giúp:

• Nhân viên chủ động đóng hàng.
  
  
• Dễ chuẩn bị chứng từ.
  
  
• Hạn chế bỏ sót đơn.
  
  
• Tối ưu thời gian lấy hàng.
  
  
• Dễ theo dõi chi phí vận chuyển.
  

Đối với shop có lượng hàng lớn, nên trao đổi trước với đơn vị vận chuyển để thống nhất lịch nhận hàng.

Giảm tỷ lệ hàng hoàn
Hàng hoàn là một trong những khoản chi phí shop online thường dễ bỏ sót khi tính giá vận chuyển.

Một đơn giao không thành công có thể phát sinh:

• Chi phí giao lần đầu.
  
  
• Chi phí hoàn.
  
  
• Chi phí đóng gói lại.
  
  
• Thời gian xử lý.
  
  
• Rủi ro hàng bị ảnh hưởng trong quá trình hoàn trả.
  

Để hạn chế, shop nên xác nhận thông tin khách hàng trước khi gửi, đặc biệt là số điện thoại và địa chỉ.

Với đơn hàng có giá trị cao, việc xác nhận đơn trước khi xuất kho càng cần thiết.

Gom hàng số lượng lớn đối với shop bán sỉ
Nếu shop đồng thời bán lẻ và bán sỉ, nên tách hai nhóm đơn hàng để lựa chọn phương án vận chuyển.

Đơn nhỏ có thể xử lý theo hình thức giao từng kiện. Đơn số lượng lớn cho đại lý hoặc khách sỉ có thể phù hợp với phương án vận chuyển hàng theo lô.

Ví dụ, thay vì gửi từng kiện nhỏ, shop có thể đóng hàng thành các lô lớn theo tuyến. Điều này giúp giảm số lần xử lý và thuận tiện hơn cho việc kiểm kê.

Chọn đơn vị vận chuyển có khả năng đáp ứng khi sản lượng tăng
Một shop mới có thể chỉ gửi vài đơn mỗi ngày. Nhưng khi doanh số tăng, nhu cầu vận chuyển cũng thay đổi.

Do đó, nên lựa chọn đơn vị có thể đáp ứng nhiều mức sản lượng, từ đơn nhỏ đến hàng số lượng lớn.

Các tiêu chí nên xem xét gồm:

• Lịch vận chuyển.
  
  
• Phạm vi nhận – giao.
  
  
• Khả năng xử lý hàng nặng.
  
  
• Hàng cồng kềnh.
  
  
• Hàng dễ vỡ.
  
  
• Nhận hàng tận nơi.
  
  
• Giao hàng tận nơi.
  
  
• Khả năng đối soát.
  
  
• Quy trình xử lý phát sinh.
  

Điều này giúp shop không phải thay đổi đơn vị vận chuyển liên tục khi quy mô kinh doanh tăng.

Theo dõi chi phí vận chuyển theo tháng
Shop nên lập bảng theo dõi đơn giản:

Tổng doanh thu → tổng cước vận chuyển → phí đóng gói → phí hoàn → chi phí phát sinh → chi phí vận chuyển trung bình/đơn.

Sau mỗi tháng, hãy xem tuyến nào có cước cao, sản phẩm nào có kích thước đóng gói lớn và khu vực nào có tỷ lệ hoàn cao.

Dữ liệu thực tế giúp shop tìm ra khoản chi cần tối ưu thay vì giảm chi phí một cách cảm tính.

Kết luận
Gửi hàng cho shop online muốn tiết kiệm cần được tối ưu từ nhiều khâu, không chỉ ở việc tìm một mức cước thấp. Shop nên bắt đầu từ việc chuẩn hóa đóng gói, kiểm soát trọng lượng – kích thước, gom đơn theo tuyến và lựa chọn hình thức nhận – giao phù hợp.

Khi sản lượng tăng, việc theo dõi chi phí theo từng tuyến và từng nhóm sản phẩm sẽ giúp chủ shop nhận ra những khoản đang làm giảm lợi nhuận. Đồng thời, lựa chọn một đơn vị vận chuyển có quy trình rõ ràng, báo giá minh bạch và đáp ứng được cả đơn nhỏ lẫn lô hàng lớn sẽ giúp hoạt động giao nhận ổn định hơn về lâu dài.